Нормативно-методическая база документоведения и основные понятия о документе и сообщении

В процессе решения большинства задач возникает потребность в каких­ либо сведениях. Эти сведения, т. е. информацию, получают в готовом виде из определенных источников (документов), в кото­рых эти сведения могут находиться. Классификация информации (рис. 22.1) предусматривает два вида информации: докумен­тальную, т. е. сведения об источниках, где могут находиться не­обходимые данные (факты), и фактографическую, т. е. соб­ственно данные, пригодные для непосредственного использова­ния.

Нормативно-­методическую базу документоведения в Российской Федерации составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере ин­формации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и рас­поряжения правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ве­домственного характера;
• правовые акты органов власти субъектов Российской Феде­рации и их территориальных образований;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-­экономической и социальной информации;
• государственная система документационного обеспечения управления;
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хране­ния документов.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под реквизитом понимается обязательный элемент оформле­ния официального документа. Следует отметить, что в этом опреде­лении не полностью раскрыты важные свойства документа как сообщения.

Для передачи и хранения информации используются различные знаки (символы), позволяющие представить ее в определенной форме. Этими символами могут быть слова и фразы человеческой речи, тексты, рисунки, математические знаки, формы колебаний и т.п.

Совокупность знаков, отображающих ту или иную информа­цию, называется сообщением.
Так, например, при телеграфной передаче сообщением является текст телеграммы, представляющий собой последовательность от­дельных знаков — букв и цифр. При разговоре по телефону со­общением выступает изменение во времени звукового давления, отображающее не только содержание, но и интонацию, тембр, ритм и другие свойства речи. При передаче движущихся изображений в телевизионных системах сообщение представляет собой изменение во времени яркости элементов изображения.

Таким образом, сообщение — это кодированный эквивалент события, зафиксированный источником информации и выражен­ный с помощью последовательности условных физических символов, образующих некоторую упорядоченную совокупность.

Переменные, функцией которых является сообщение, могут быть заданы следующим перечнем:

• целевая направленность сведений, отраженных в сообще­нии, определяющая область их применения;
• содержание сообщения, т. е. данные, отражаемые в сообще­нии и определяющие его практическую ценность;
• языки (алфавиты, правила, методы, алгоритмы, программы) преобразования информации (сведений и соответствующих им сообщений), в том числе при изменении носителя инфор­мации, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, пере­дачи, хранения, обработки, ввода­ вывода сообщений;
• устройства, обеспечивающие взаимодействие источника и при­емника при передаче ­приеме сообщений, а также их обработку;
• способ сохранения (закрепления, записи) информации;
• носитель информации.

В основном используют следующие виды носителей: бумажные (для традиционных видов полиграфии); магнитные и магнитоопти­ческие (магнитные ленты, диски и др.); микрофильмовые и кино­фотоматериалы; устройства отображения (табло для алфавитно­-цифровой информации, экраны, самолинзы).