Классификация документов и системы документации

Классификация документов. В документоведении используется следующее определение: «Классификация — это разделение мно­жества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами». Так как функционирование аппарата управления невозможно без документооборота и организованной работы с документами, то классификация документов является не только научной, но и важ­нейшей прикладной задачей.

Кроме того, классификация представ­ляет собой также средство построения систем хранения и поиска информации. При построении систем классификации документов использу­ются следующие термины и определения.

Признак классификации — признак, по которому осуществля­ется деление данного множества на подмножества.

Значение признака классификации — конкретное количествен­ное или качественное выражение признака классификации.

Классификационная группировка — подмножество, полученное в результате разделения заданного множества по одному или не­скольким признакам классификации.

Кодовый алфавит — конечное множество кодовых знаков, из которых по определенным правилам составляются кодовые обо­значения.

Код — совокупность кодовых обозначений.

Кодовое обозначение — обозначение объекта классификации (признака, значения признака, классификационной группировки) знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.

Метод (правило) кодирования — метод образования и при­своения кодового обозначения объекту классификации, а также признаку, значению признака, классификационной группировке.

Структура кодового обозначения — порядок расположения знаков в кодовом обозначении.

Длина кодового обозначения — количество знаков в кодовом обозначении.

Классификатор, классификационная схема — систематизи­рованный перечень наименований объектов классификации, при­знаков, значений признаков, классификационных группировок и их кодовых обозначений.

Системы классификации и кодирования документации. В усло­виях автоматизации процессов управления и применения совре­менных информационных технологий единицей хранения, обра­ботки, информационного обмена и поиска является не только до­кумент в целом, но и его элементы: реквизиты и отдельные эле­менты его содержания. Таким образом, возникла потребность в классификации этих отдельных элементов как самостоятельных объектов.

Для автоматизации обработки не только основных информаци­онных сообщений и документов, но и всех видов информации, используемой в управлении, разработан специальный инструмент классификации — стандартный язык формализованного описания данных. Была разработана Единая система классификации и коди­рования технико­-экономической и социальной информации. Эта система состоит из общероссийских классификаторов технико­-экономической и социальной информации, средств их ведения, а также нормативных и методических документов по их разработке и применению.

• социальная информация;
• информация по организации экономики;
• информация о продукции, видах экономической деятельно­сти и оказываемых услугах;
• информация о природных и трудовых ресурсах;
• информация о финансово-­кредитной сфере;
• информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения;
• информация о стандартах и технологических процессах;
• прочие виды технико-­экономической и социальной инфор­мации.

В состав унифицированной системы документации входят си­стемы:

• банковской документации;
• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документа­ции;
• отчетно­-статистической документации;
• документации по труду;
• документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• внешнеторговой документации;
• организационно­-распорядительной документации.

Универсальная система организационно­-распорядительной до­кументации имеет особое значение, так как все делопроизводитель­ные службы работают с ее документами независимо от направления деятельности любой организации и ее организационно­-правовой формы.