Инструменты личной работы

Тысячелетняя история развития менеджмента до середины прошлого столетия базировалась на примитивных технических средствах (папирус, бумага, блокнот, кисточка, карандаш, гусиное перо, ручка, счеты, арифмометр, часы, телеграф). Принятые решения передавались чаще в виде устных распоряжений или письменных приказов через курьеров. Концентрация производства, рост числа управляющих, интернационализация бизнеса потребовали разработки унифицированной документации и технических средств, облегчающих работу менеджера.

Со временем пришло понимание, что механизация управленческого труда дает значительно больший эффект, чем сокращение ручного труда в производстве. Известно множество технологий и средств организации управленческого труда, которые в зависимости от принципов фиксации информации и техники работы можно разделить на пять поколений.

Календарь. Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла в позапрошлом веке и в совершенном виде материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 г. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания, расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом чиновника и менеджера. Однако с развитием радио, телевидения его роль как оперативного информатора стала снижаться, а стационарное размещение на рабочем столе было явным неудобством для коммивояжеров, брокеров, агентов, маклеров. Поэтому результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник.

Ежедневник — это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х гг. еженедельники почти вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятия. Автор книги 12 лет пользовался ежедневником и еженедельником и до сих пор держит их в личном архиве.

«Организатор» (от англ. organizer). Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась в виде «организатора» (1921).  Действительно, эти три необходимых инструмента менеджера должны быть всегда под рукой. Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отечественного производства.

Наиболее удобными оказались «организаторы» формата А4 и А5, так как позволяли делать записи на листах стандартного формата и хранить инструмент в дипломате или дамской сумке. Большое практическое значение имело использование в организаторах съемного кольцевого механизма взамен обычного скоросшивателя или отрывного блокнота. Это позволяло многократно использовать справочные данные (адреса фирм, телефоны, нормативы) и легко их заменять при необходимости. Логическим дополнением «организатора» явилось включение в его структуру микрокалькулятора в 1980-х гг. Впоследствии появились даже модификации «организаторов», где большой микрокалькулятор был главной «изюминкой» для бухгалтера, финансиста и экономиста.

Приведем достоинства «организатора»:

• совмещение в одном инструменте накопителей информации и технических средств (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор);
• единый фирменный стиль, компактность и удобство инструмента для работы;
• приемлемая цена от 100 до 500 руб. за «организатор» для менеджеров среднего и нижнего звена.

К числу недостатков «организатора» следует отнести следующие:

• отсутствие четкой классификации и систематизации записей, так как в нем объединены в принципе разные инструменты;
• множество модификаций инструментов с различным размещением компонентов и дизайном, что усложняет пользование инструментом;
• отсутствие методов целевого планирования и технологии решения «слоновых задач».

Устранения перечисленных недостатков удалось достигнуть в тайм-менеджере.

«Тайм-менеджер» (ТМ). Инструмент был создан в 1975 г.  предприимчивыми супругами из Дании. Им удалось материализовать главную идею целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии решения глобальных мероприятий («слоновых задач»).  Тайм-менеджер стал инструментом третьего поколения и флагманом для достижения конечных результатов в отличие от рутинной фиксации выполнения мероприятий в календаре. Он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем исходя из поставленных целей, связать воедино «что» и «когда» вы хотите делать.

Тайм-менеджер создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений (цели, функции, задачи, операции) на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день). Инструмент ТМ будет более подробно рассмотрен в следующем разделе, поэтому отметим здесь только его достоинства и недостатки.

Достоинства ТМ:

• позволяет добиваться поставленных целей на основе повседневного решения «слоновых задач»;
• дает возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать свое время;
• позволяет повысить свой творческий потенциал, жить полноценной жизнью и лучше общаться с окружающими;
• помогает развить в себе более гибкое и спокойное отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков;
• отмечается рост производительности труда управленческого персонала, когда ТМ становится базовым инструментом работы всего предприятия.

Однако ТМ имеет и свои недостатки:

• невозможность применения для широкого круга руководителей и специалистов. Так, ТМ неприемлем для неорганизованных и малодисциплинированных людей, работающих за столом, забитым и заваленным бумагами;
• необходимость специального обучения по ТМ (минимум 2-дневный семинар) и дополнительные расходы времени на внесение информации в ТМ (не менее 30 мин в день);
• высокая стоимость инструмента и обучения, оплату которых могут позволить себе только преуспевающие организации (от 400 до 900 долл. на человека).

Электронная записная книжка. Развитие электронной техники не оставило без внимания управленческий персонал и привело к созданию универсального электронного «организатора».  Электронные записные книжки (ЭЗК) были сконструированы в Японии. Они появились в 1980-х гг. и сразу получили признание у широкого круга людей (бизнесменов, менеджеров, коммивояжеров, инженеров, студентов, туристов) в основном благодаря многоцелевому использованию ЭЗК и малому габариту.

В настоящее время на российском рынке предлагаются к продаже разные модели ЭЗК различных фирм-производителей. Предлагаемые модели отличаются по характеристикам довольно значительно, поэтому сказать однозначно, ЭЗК какой фирмы предпочтительнее, нельзя. Все зависит от практической значимости возможностей каждой модели.

Каковы же преимущества использования ЭЗК?

1. Малый габарит и масса позволяют носить ЭЗК в кармане рубашки или пиджака.
2. Наличие независимого будильника и часов с поясным временем.
3.  Возможность программировать события, отстоящие от настоящего времени на несколько лет.
4. Календарь до 2099 г.
5. Звуковое напоминание о наступлении запланированного события.
6. Телефонный справочник.
7. Блокнот для деловой информации.
8. Возможность работать с конфиденциальной информацией, снабженной кодом доступа.
9. Сетевой график, формирующийся автоматически при планировании событий на день, дает полное представление о ресурсах свободного времени.
10. Удобство работы в «полевых условиях»: в переполненном автобусе, электричке нажимать на клавиши гораздо удобнее, чем писать карандашом.
11. Возможность резервного копирования на диск компьютера и создание таким образом архива информации.
12. Нередкое совмещение функций телефона и фотокамеры с доступом в Интернете, электронной почте.

Какие проблемы могут возникнуть у пользователя ЭЗК?

• Как и любая другая вещь, ЭЗК может потеряться. Причем, как правило, информация, которую она хранит, намного более ценна, чем сам инструмент. Более того, если ЭЗК с вашей информацией каким-либо образом попадет к вашему конкуренту, то можете попрощаться со своими коммерческими тайнами, если только не храните их в секретном файле, защищенном паролем.
• Никогда не храните ЭЗК под действием сильных магнитных полей. Были случаи, когда память стиралась при прохождении с ЭЗК через дугу металлоискателя в аэропорту.
• При смене батареек строго соблюдайте инструкцию: сначала меняйте одну, потом другую батарейку. Если вы извлечете сразу обе батарейки, ваши данные будут потеряны.
• Не оставляйте ЭЗК под действием прямых солнечных лучей, не пользуйтесь ей при минусовой температуре, не допускайте контакта с кислотными и щелочными средами. Не протирайте экран и клавиатуру спиртом — можете стереть буквы с клавиатуры, а экран сделается мутным.
• Несвоевременная зарядка аккумулятора может привести к отключению в нужный момент.

Однако, несмотря на неудобства технологии, ЭЗК повсеместно признана для планирования и хранения информации и все более широко используется.

Карманные портативные компьютеры. Карманные компьютеры начинают играть все более заметную роль в нашей жизни. Эти устройства являются полноценными компьютерами и обладают большей мощностью и универсальностью, чем электронные записные книжки. Они имеют почти все возможности компьютеров класса «ноутбук», обладая при этом меньшими размерами и большей продолжительностью автономной работы.

Для чего же можно использовать карманный компьютер (КПК), какие функции у него имеются?

Во-первых, это ежедневник (ввод периодических дел; адресная книга имеет массу полей, разбита на категории; для заметок предусмотрены многочисленные блокноты). В идеале он должен заменить все записные книжки и разрозненные документы. Вся информация, которая требует сохранения, заносится в КПК и вы всегда получаете легкий и удобный доступ к ней. Ведь все, что вы внесли, сортируется по дате/времени и доступно через поиск по ключевым словам. Но это лишь одна из многих возможностей применения КПК.

Вторая основная функция – это напоминания. Ведь КПК всегда подаст сигнал при наступлении любого запланированного события – будь то день рождения знакомого или важный звонок (в этом случае вы и номер телефона сразу увидите на экране), встреча или вечеринка.

Электронная книга (любой текст, доступный на настольном компьютере, будь то книга, статья, web-ca&r, можно скопировать в память КПК и прочесть в любой удобный момент).

Словари имеют лексические базы для большинства популярных языков, в том числе узкоспециализированные, по темам, например такой, как Lingvo, есть и в версии для КПК.

Немаловажным свойством КПК является возможность постоянного обмена данными с вашим персональным компьютером. У вас всегда будут под рукой все ваши документы и электронная почта. Вы можете закачать на КПК только что полученную на работе почту и ответить на нее в свободное время.

Практически все КПК позволяют выходить в Интернет (через традиционный модем или мобильный телефон), пользоваться музыкой и видео (все современные модели КПК прекрасно справляются с воспроизведением музыки и видео).

Владея КПК, вы имеете сразу море информации под рукой -а это комфорт и удобство в повседневной жизни. Это лишь небольшая часть тех функций, которые имеет карманный компьютер. Все описать просто невозможно — этому можно посвятить целую книгу.

Компьютерные системы организации труда. Получили распространение в начале 1980-х гг. с бурным развитием персональных компьютеров, когда они стали неотъемлемой частью офиса и дома.

Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффективности менеджера, программиста и специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи ТМ: целевое планирование, ключевые задачи, гибкий календарь, проблемно-ориентированные бланки. Из наиболее известных следует отметить программное обеспечение ТМ «Ключ к результатам» на базе компьютеров IBM и Macintosh и «Lotus» на базе IBM.

Они позволяют решать следующие задачи:

«Календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов.

«Документооборот» — автоматизированное изготовление, запись,  поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.п.).

«Справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска.

«Калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические расчеты в процессе работы по основной задаче пользователя.

При этом сохраняются изменения на диске, информация печатается на принтере и защищается паролем.

Система «Lotus Organizer» довольно демократична: на одном компьютере могут работать несколько человек, причем каждый из них будет пользоваться своими данными, не затрагивая чужих.

Компьютерные системы обладают целым рядом явных преимуществ по сравнению с ручными инструментами и ЭЗК:

1. Практически неограниченный объем памяти, позволяющий записывать значительные объемы информации, хранить долгие годы и искать данные в режиме реального времени, что особенно эффективно на больших предприятиях и в государственных органах.
2. Возможность обмена данными внутри организации по локальным сетям, а через публичные глобальные или виртуальные частные сети – с любыми другими архивами в стране и мире.
3. Полная унификация и систематизация процессов и получение любых разрезов информации (сотрудник, функция, день, отдел, проект, период времени и т.п.).
4. Автоматизированное преобразование долгосрочных целей и планов в задания на неделю и день, резкое сокращение затрат времени на рутинные операции поиска и записи мероприятий и концентрация усилий на решении ключевых задач.

Недостатки компьютерных систем организации труда:

• Привязаны к рабочему столу менеджера, так как являются неотъемлемой частью персонального компьютера. Частично эти недостатки снимаются путем использования малогабаритных компьютеров «Note book», однако они значительно больше ЭЗК.
• Необходимость владения персональным компьютером на уровне пользователя и дополнительного изучения программного обеспечения «Lotus» или «Ключ к эффективности». Известно, что многие крупные руководители вовсе не работают с компьютером, доверяя его секретарю. Тогда мы имеем потерю части информации или ее неадекватность действительности.

Очень непростое дело — дать совет, на каком инструменте личной работы остановить свой выбор. Это зависит от целого ряда факторов: типа предприятия, категории сотрудника, планируемых годовых расходов, уровня владения компьютером и характера работы сотрудника. Мы постарались дать наши рекомендации в табличной форме (табл. 4.1), где крестиком указаны советы по применению конкретного инструмента. Дадим краткие комментарии.

Тип предприятия или организации и его экономическое положение всегда являются решающим фактором. Предприятие может для своих сотрудников приобрести календари или «организаторы» в качестве элемента фирменного стиля. Это практикуют многие крупные предприятия, например ОАО «ГАЗ», ОАО «ЗМЗ», ОАО «ВАЗ» и др. В этом случае календари, ежедневники, еженедельники и калькуляторы выдаются всем руководителям и ведущим специалистам, т.е. имеет место тиражирование инструментов в тысячах копий.

Предприятие малого бизнеса с численностью работников 50— 100 чел., которое не может позволить такие расходы на создание фирменного стиля, может закупить инструменты в обычных магазинах.

Категория сотрудника имеет также большое значение в выборе инструмента. Первый руководитель (директор, президент) может пользоваться любым инструментом, но в современных рыночных условиях он обязан иметь престижный ТМ в кожаном футляре или ЭЗК. Удручает организация, где руководитель сидит в кожаном кресле, пользуется перекидным календарем и хранит запыленный компьютер IBM.

Желательно, чтобы руководители подразделений имели виниловые ТМ или «организаторы», а техника личной работы была бы унифицированной. Это всегда дает экономический эффект. Многое зависит от планируемых годовых расходов на 1 сотрудника.

Если вы можете израсходовать более 1000 долл. в год, то вы можете использовать всю гамму инструментов, начиная с календаря как элемента фирменного стиля, приобретения ТМ со сменными блоками раз в 2—3 года и кончая компьютерной системой организации труда. Важно все-таки иметь долгосрочную программу работы с современными инструментами и.не делать резких поворотов. Мы бы рекомендовали в качестве базового набора для руководителей и ведущих специалистов такого предприятия ТМ, ЭЗК и компьютерную систему. При планировании расходов от 200 до 1000  долл. следует остановиться на ТМ, ЭЗК и КПК для разных категорий сотрудников. Если вы не планируете значительных вложений в технику личной работы (до 200 долл. в год), то Вы можете выбирать между календарем, «организатором» или простой ЭЗК. Мы бы рекомендовали остановиться на последних двух.

Уровень владения компьютерной техникой определяет ручной или компьютерный вариант инструмента. Если вы свободно или в режиме пользователя владеете компьютером, то проблем с освоением ЭЗК, КПК или компьютерных систем у вас не будет. Если уровень владения компьютером низкий, то лучше выбирать ручной инструмент (календарь, «организатор» или ТМ).

Важное значение в выборе инструмента имеет характер работы сотрудника, определяемый временем нахождения на рабочем месте. Если вы постоянно находитесь в офисе и за письменным столом, то ваш выбор максимальный.

При частичном нахождении на рабочем месте, когда остальное время вы тратите на обход цехов или участков, за рулем автомобиля, часто бываете на совещаниях — тогда ТМ, КМК или компьютерная система на базе «Note book» для вас подходит. Сотрудники,  имеющие разъездной характер труда (коммивояжеры, агенты, водители, курьеры и т.п.), могут эффективно использовать «организатор», ТМ, ЭЗК или КПК.

Посмотрите еще раз на табл. 4.1 и окончательно выберите приемлемый для вас инструмент!