Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте

Служебной командировкой называется поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Сотрудники могут быть направлены в служебную командировку как в пределах территории РФ, так и за ее пределы. В последнем случае поездку работника принято называть загранкомандировкой.

Интересно
В служебную командировку может быть направлено только лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем. Кроме того, если в трудовом договоре указано, что местом постоянной работы сотрудника является иностранное государство, то его поездка за пределы территории РФ служебной командировкой не признается.

Согласно п. 3 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, не являются командировками и служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями или иными локальными нормативными актами работодателя (ст. 168.1 ТК РФ). На время служебной командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок.

Основанием для направления работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является письменное решение работодателя, оформленное приказом. Работник должен быть ознакомлен с этим приказом под роспись.

По возвращении из служебной командировки сотрудник должен составить отчет о выполнении служебного задания и представить в бухгалтерию авансовый отчет о командировочных расходах.

Отчет о результатах командировки можно включить ответы на следующие вопросы:

  • цель командировки;
  • конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки;
  • перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;
  • реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки, с приложением соответствующих документов);
  • оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней, с аналогами в своей компании (по изученному перечню вопросов);
  • выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта;
  • другие вопросы, которые работник полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

Отчет о выполненной в командировке работе должен быть предварительно согласован с непосредственным руководителем командированного работника. Продолжительность зарубежной командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного задания.

Одним из признаков, квалифицирующих командировки, является выполнение работником отдельного или отдельных служебных поручений работодателя. Таким образом, работники направляются в командировку для выполнения отдельного поручения вне места постоянной работы, в котором работник исполняет основные трудовые обязанности. Поэтому если организация намерена командировать своих работников за пределы территории РФ на длительный срок, например, на период свыше года, то подобные поездки служебными командировками признаваться не будут.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в рублях или в валюте на основании утвержденной сметы расходов. В п. 16 Положения № 749 указано, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте при зарубежных командировках, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте регулируются Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Эти операции признаются валютными, но разрешены пп. 9 п. 1 ст. 9 данного Закона.

Организация без ограничений покупает необходимую сумму валюты на внутреннем валютном рынке через уполномоченный банк. При командировании работников предприятия за границу наличная валюта, полученная с валютного счета, выдается под отчет. Задолженность работника по выданным ему под отчет в качестве аванса суммам в иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность.

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

  • на проезд до места назначения и обратно, провоз багажа;
  • по найму жилого помещения;
  • суточные;
  • иные расходы, которые произведены работником с разрешения работодателя или с его ведома.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются по соглашению сторон трудового договора, а также могут быть установлены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно оплачиваются согласно проездным документам по фактическим расходам на проезд транспортом общего пользования, даже если сотрудник организации летит за границу, например, в салоне бизнес-класса или едет в вагоне СВ (п. 20 Положения №749). Кроме того, в состав расходов на проезд включаются страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, затраты на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по найму жилого помещения и по его бронированию оплачиваются работнику согласно подтверждающим документам в размере, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 21 Положения №749). Суточные. За каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в том размере, который установлен в коллективном договоре или в ином локальном нормативном документе организации (п. п. 11, 16 Положения №749).

Суточные не являются вознаграждением за труд, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции. Поэтому суточные необходимо выплачивать за все дни нахождения работника в командировке, включая дни простоя (Письмо Роструда от 30.04.2008 № 1024-6).

Интересно
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст 168.1 ТК РФ).

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выезжает и возвращается из-за границы в течение одного дня, то ему выплачиваются суточные в размере 50% от той нормы суточных, которая установлена для командировок в определенное государство локальным нормативным актом организации.

Помимо перечисленных выше расходов, сотруднику, который направлен в командировку на территорию иностранного государства, работодатель должен возместить:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки; д) иные обязательные платежи и сборы.

Дата пересечения Государственной границы РФ определяется по отметкам пограничных органов в заграничном паспорте. При направлении работника в командировку на территории государств участников Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам). По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить руководителю организации авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих достоверность расходов.

Авансовый отчет составляют по унифицированной форме № АО-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. К нему прилагаются:

  • документы о найме жилого помещения;
  • документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  • ксерокопия заграничного паспорта;
  • документы об иных расходах, связанных с командировкой.

Если авансовый отчет оформлен с нарушением требований, установленных законодательством, или к нему не приложены необходимые документы, то указанная в нем сумма расходов не учитывается при расчете налога на прибыль.

Если полученные суммы в иностранной валюте израсходованы не полностью, то остаток средств подотчетное лицо может:

  • вернуть в валюте получения;
  • внести в кассу организации эквивалент суммы задолженности в рублях, исчисленный по курсу ЦБ РФ на дату погашения задолженности;
  • погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой иной, чем получена под отчет (только в том случае, если курс рубля к данной валюте устанавливается ЦБ РФ).

В последней ситуации для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования (или страны обмена валюты), подтверждающем обмен выданной валюты на иную наличную иностранную валюту. При отсутствии такого документа применяется курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Если документально подтвержденные расходы командированного за границу работника превысили сумму, выданную ему под отчет, то они могут быть возмещены по распоряжению руководителя организации.

Сумма задолженности перед подотчетным лицом может погашаться следующим образом:

  • перевод средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет указанного работника-резидента в уполномоченном банке или на валютный счет работника-нерезидента в уполномоченном банке или банке-нерезиденте;
  • выдача суммы задолженности в наличной иностранной валюте;
  • выдача эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Для этого к счету открываются субсчета:

  • 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;
  • 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Выдача аванса на командировочные расходы из кассы организации оформляется расходным ордером. Сумма выданного аванса отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Так как организация осуществляет операции с наличной валютой, к счету 50 «Касса» следует открыть субсчет «Касса в иностранной валюте».

В бухгалтерском учете расходы на загранкомандировки включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и отражаются на счетах учета затрат (20, 26, 44). Основные бухгалтерские проводки по учету командировочных расходов в наличной иностранной валюте представлены в таблице 5.

Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте

Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, который действовал на дату утверждения авансового отчета (ПБУ 3/2006).

Курсовая разница, которая возникает в результате изменения курса иностранной валюты за период от выдачи командированному сотруднику аванса и до утверждения авансового отчета, относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

В том случае, если курс иностранной валюты вырос, образуется положительная курсовая разница, которую следует включить в состав прочих доходов и отразить по кредиту счета 91/1. Если курс иностранной валюты уменьшился, то появляется отрицательная курсовая разница, которую включают в состав прочих расходов и отражают по дебету счета 91/2. Помимо этого, организация должна пересчитывать задолженность работника по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте, на каждую отчетную дату (31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря) по официальному курсу ЦБ РФ.

Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)